3- Metodologia para la elaboración del presupuesto

Etapas de la preparación del presupuesto.

Para elaborar los presupuestos se deben considerar las etapas siguientes en su preparación.
1. Preiniciacion
2. Elaboracion del presupuesto
3. Ejecucion
4. Control
5. Evaluacion

1. En la etapa de preiniciacionm se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias  de los principales indicadores empleados para calificar la gestion gerencial ( Ventas, costos, precios de las acciones en el mercadom margenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado y otros), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.

Este diagnostico contribuye a establecer los fundamentos de la planeación, las estrategias y lo operacional.

2. En la segunda etapa, la elaboracion de los presupuestos. Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual estos planes adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales. Para tal fin se establecen las siguientes pautas:

a. En el campo de las ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles, se tomaran decisiones inherentes a los medios de distribución, los canales promocionales y la politica crediticia.
b. En el área de producción, se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, segun los estimativos de ventas y las politicas de los inventarios de productos terminados.
c. Las compras se calculan en terminos cuantitativos y monetarios, con base en  los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos  o componentes.
d. La jefatura de relaciones industriales o de talento humano, debe preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos. Esto lo lleva a cabo con base en los requerimientos de personal planteados por cada jefe de area y de acuerdo con los criterios de remuneración y las disposiciones de gobierno, frente a los cambios salariales o reajustes anuales y la garantia que se establece de reajuste salarial en convenciones o pactos colectivos con los trabajadores.
e. De igual forma se tiene en cuenta, la elaboración de otro tipo de presupuestos como el de Costos indirectos de fabricación, los presupuestos de gastos de administracion y de ventas.

Es competencia de los encargados de la funcion presupuestal reunir la informacion de la operacion normal y de los programas que ameriten inversiones adicionales. El presupuesto ya integrado y coordinado se entrega a la gerencia con los respectivos comentarios y recomendaciones respectivas, se discute su conveniencia financiera, se procede a realizar los respectivos ajustes, aprobarlo, publicarlo y difundirlo-

3. Una tercera etapa es la EJECUCION.
La ejecución es la puesta en marcha de los planes, con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados. El Comité de presupuestos se debe constituir como el principal impulsor, buscando el empleo eficiente de los recursos fisicos, financieros y humanos, con la finalidad de alcanzar las metas preestablecidas.

4. La cuarta Etapa es denominada el CONTROL.

El presupuesto es una especie de medidor en la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales. El control consiste en realizar un monitoreo, un seguimiento y acompañamiento en tiempo real. Se comparan  los pronosticos con la realidad.

5. y la última etapa es la EVALUACION.

Al finalizar el periodo para el cual se elaboró el presupuesto,se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones empresariales. Es necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los logros. Esta retroalimentacion es muy importante para las áreas, asi se logrará mayor conciencia de su desempeño y tomar las medidas correctivas necesarias.  Debemos recordar que los presupuestos deben ser comparados con la ejecucion real en forma periodica, de tal forma que se establezca aquellos cambios drásticos o estructurales que pueden hacer que estos sufran ajustes en el tiempo.

Estaremos atentos a la próxima entrega.

EXITOS SIEMPRE

JAIME CORREA